Wirtualne biura zyskują na popularności – szczególnie wśród freelancerów, start-upów i małych firm, które szukają oszczędności lub elastyczności. Jednak wielu przedsiębiorców zastanawia się: czy wirtualne biuro jest legalne? Czy można zarejestrować działalność pod adresem, gdzie nie przebywa się fizycznie na co dzień? Odpowiedź brzmi: tak, ale pod pewnymi warunkami.
Co to jest wirtualne biuro?
Wirtualne biuro to usługa polegająca na udostępnieniu adresu do celów korespondencyjnych i rejestracyjnych. Klient wirtualnego biura może używać go m.in. jako adresu siedziby swojej firmy w CEIDG lub KRS. W zależności od pakietu, biuro oferuje również:
-
obsługę korespondencji,
-
skanowanie dokumentów,
-
numer telefonu,
-
możliwość wynajęcia sali konferencyjnej na godziny.
W praktyce klient nie wynajmuje biura na wyłączność, a jedynie korzysta z udostępnionego adresu i obsługi administracyjnej.
Czy korzystanie z wirtualnego biura jest zgodne z prawem?
Tak. Wirtualne biuro jest legalne w Polsce, o ile spełnione są określone warunki. Żaden przepis nie zabrania rejestracji działalności gospodarczej pod adresem udostępnionym przez podmiot trzeci – nawet jeśli nie jest to miejsce codziennego prowadzenia działalności.
Warto jednak wiedzieć, że:
-
organ rejestrujący (np. CEIDG czy KRS) może zażądać potwierdzenia tytułu prawnego do lokalu,
-
urząd skarbowy ma prawo do weryfikacji adresu siedziby firmy (np. przez kontrolę),
-
jeśli podatnik nie odbiera korespondencji lub adres okaże się fikcyjny – może mieć problemy.
Co mówi prawo i orzecznictwo?
Choć ustawa o swobodzie działalności gospodarczej nie określa wprost, czym jest „siedziba” firmy, przyjmuje się, że chodzi o miejsce, z którego zarządzana jest działalność gospodarcza, a także – dla celów rejestracyjnych – adres, pod którym można się skontaktować z firmą.
Kluczowe orzeczenia:
-
Wyrok NSA z 5 sierpnia 2014 r. (sygn. II FSK 3549/13): sąd potwierdził, że możliwe jest prowadzenie działalności pod adresem wirtualnego biura, o ile jest zapewniona rzeczywista możliwość kontaktu z przedsiębiorcą.
-
Wyrok WSA w Warszawie z 15 marca 2017 r. (III SA/Wa 3612/15): urząd nie może automatycznie odmówić rejestracji firmy w wirtualnym biurze tylko z powodu braku fizycznej obecności właściciela.
Jakie są warunki legalności korzystania z wirtualnego biura?
Aby uniknąć problemów z urzędami, warto zadbać o kilka kwestii:
-
Zawarcie umowy z operatorem wirtualnego biura – najlepiej w formie pisemnej, z jasno wskazanym zakresem usług.
-
Możliwość odbierania korespondencji – urząd powinien móc dostarczyć pisma na wskazany adres.
-
Udokumentowanie tytułu prawnego do lokalu – może to być umowa najmu, użyczenia lub inny dokument wskazujący, że firma ma prawo korzystać z tego adresu.
-
Prawidłowa obsługa kontaktu z urzędami – przedsiębiorca musi zapewnić możliwość szybkiego reagowania na pisma urzędowe.
-
Zgłoszenie poprawnego adresu do CEIDG/KRS i ZUS/US.
Czy urząd skarbowy może zakwestionować wirtualne biuro?
Tak – ale tylko wtedy, gdy adres nie spełnia funkcji kontaktowej, a podatnik unika odbierania pism, nie można się z nim skontaktować albo firma figuruje w fikcyjnym miejscu.
Najczęstsze powody zakwestionowania adresu przez urzędy:
-
brak umowy najmu lub użyczenia,
-
brak odbioru korespondencji,
-
sprzeczne informacje w CEIDG/KRS i rzeczywistości,
-
nieprawidłowa obsługa wirtualnego biura.
Kiedy warto korzystać z wirtualnego biura?
Wirtualne biuro to dobra opcja dla:
-
osób pracujących zdalnie lub z domu, które nie chcą udostępniać prywatnego adresu,
-
firm zakładanych przez cudzoziemców,
-
start-upów chcących mieć prestiżowy adres (np. Warszawa, Kraków, Wrocław),
-
spółek zarejestrowanych poza miejscem prowadzenia działalności operacyjnej.
Podsumowanie – wirtualne biuro to legalne i praktyczne rozwiązanie
Wirtualne biuro jest w pełni legalne, jeśli jest prawidłowo zorganizowane. Rejestracja działalności pod takim adresem nie narusza przepisów, o ile firma rzeczywiście może odbierać korespondencję, ma umowę z operatorem biura i udostępnia dane do kontaktu.
Warto jednak uważać na pseudo-wirtualne biura, które działają bez żadnego zaplecza prawnego – w takich przypadkach ryzyko problemów z urzędami rośnie.